Depois de assinar o OrganizaBot, toda a configuração inicial do seu estabelecimento é feita direto pelo WhatsApp, conversando com o assistente (IA avançada, a mesma tecnologia por trás do ChatGPT).
Número do assistente: 👉 Iniciar conversa no WhatsApp
1) Definir horário de funcionamento
Basta falar no chat algo como:
“Meu horário de atendimento é de segunda a sexta, das 9h às 19h, com intervalo das 12h às 13h.”
“Aos sábados, das 9h às 14h.”
“Domingos fechado.”
O OrganizaBot entende automaticamente e ajusta sua agenda para respeitar esses horários todas as semanas.
2) Cadastrar serviços
Cada serviço precisa de nome, duração e preço.
No chat:
“Adicionar serviço: Corte masculino, 30 minutos, R$ 45,00.”
“Adicionar serviço: Barba, 20 minutos, R$ 35,00.”
Mais tarde, você também pode atualizar ou remover:
“Remover serviço Barba.”
“Adicionar serviço: Sobrancelha, 15 minutos, R$ 20,00.”
Esses serviços ficarão disponíveis para os clientes quando eles conversarem com o WhatsApp do seu estabelecimento e pedirem para agendar.
3) Cadastrar profissionais e vincular serviços
Ao criar um profissional, basta informar o nome, a função e os serviços que ele realiza.
No chat:
“Adicionar profissional: Barbeiro João, serviços Corte masculino e Barba.”
“Adicionar profissional: Cabeleireira Ana, serviços Corte feminino.”
Depois, você pode ajustar:
“Adicionar serviço Barba para o João.”
“Remover serviço Corte feminino da Ana.”
Telefone e e-mail dos profissionais
Telefone: usado para que o profissional receba notificações de novos agendamentos no WhatsApp, consulte sua agenda e também consiga realizar agendamentos para seus clientes.
E-mail: serve apenas para dar acesso ao calendário no Google Agenda. Assim, cada profissional pode ver seus próprios horários no aplicativo de calendário.
O proprietário pode configurar o seu próprio e-mail e terá acesso a todos os calendários (do estabelecimento e dos profissionais).
4) Ajustar regras de agendamento
Você pode personalizar as regras conforme a sua rotina:
Antecedência mínima de agendamento:
“Definir antecedência mínima de agendamento para 2 horas.”
Agendamentos no futuro:
“Definir agendamento máximo para 30 dias à frente.”
Duração máxima:
“Definir duração máxima por agendamento para 90 minutos.”
Limite de agendamentos por cliente:
“Definir limite de agendamentos por cliente para 2.”
5) Lembretes automáticos
Para reduzir faltas, o OrganizaBot envia lembretes no WhatsApp do cliente.
“Ativar lembrete 60 minutos antes do horário.”
Para remover: “Remover lembrete de agendamento.”
6) Calendário e acompanhamento
Ao informar os e-mails do proprietário e dos profissionais, eles recebem permissão para acessar seus respectivos calendários no Google Agenda.
Você pode pedir os links para adicionar no calendário:
“Qual o link do calendário?” (estabelecimento)
“Qual o link do calendário da Ana?” (profissional específico)
O calendário do estabelecimento mostra os horários de funcionamento e os dias em que todos estão de folga. Já os calendários dos profissionais exibem apenas os horários e serviços de cada um.
É o OrganizaBot que mantém todos os calendários atualizados automaticamente. O proprietário e os profissionais apenas visualizam, sem precisar ajustar nada manualmente.
Também é possível acompanhar as conversas que o OrganizaBot tem com os clientes.
No chat, basta pedir:
“Quero ver o chat do meu estabelecimento.”
O bot gera um link que você abre no navegador. Ali, é possível acompanhar o atendimento em tempo real e, se desejar, desativar o bot para responder manualmente aquele cliente específico.
7) Cadastrar clientes
Na maioria dos casos, você não precisa cadastrar clientes manualmente: quando alguém agenda pela primeira vez conversando com o bot do estabelecimento, o OrganizaBot já pergunta o nome e associa ao número automaticamente.
O cadastro manual só será necessário quando o proprietário ou um profissional quiser criar um agendamento para um cliente novo.
Exemplo:
“Registrar cliente +55 47 9XXXX-XXXX, nome Leonardo.”
Além disso, o proprietário e os profissionais podem criar agendamentos recorrentes (como no caso de uma assinatura mensal), enquanto os clientes só podem criar agendamentos simples.
8) Agendamentos pelo proprietário
Exemplos de comandos que você pode usar no chat de gestão:
Ver horários disponíveis:
“Quais horários disponíveis em 18/10/2025 para o João?”
Criar agendamento:
“Agendar para o cliente +55 47 9XXXX-XXXX em 18/10/2025 às 10:30 com João, serviços Corte masculino e Barba.”
Cancelar:
“Cancelar o agendamento de 18/10/2025 às 10:30 com João.”
Listar agendamentos do dia:
“Mostrar meus agendamentos de 18/10/2025.”
9) Boas práticas
Fale naturalmente: o OrganizaBot entende expressões como “amanhã”, “segunda a sexta”, “às nove”.
Defina claramente serviços e profissionais: isso evita dúvidas nos agendamentos.
Use lembretes: eles reduzem faltas e ajudam clientes a remarcar.
Use o chat de gestão: é nele que você acompanha e, se quiser, responde manualmente algum cliente.
Pronto para começar?
Clique aqui para iniciar a conversa no WhatsApp:
👉 Iniciar conversa no WhatsApp
Lá você poderá definir seus horários, cadastrar serviços e profissionais e começar a receber agendamentos de forma automática.