Você acabou de criar sua conta no OrganizaBot — já informou o nome do estabelecimento, escolheu seu link de agendamento e selecionou o plano. Agora é hora de configurar o painel de gestão pra começar a receber agendamentos de verdade.
O cadastro inicial é rápido, mas o que faz o OrganizaBot funcionar bem pro seu negócio são as próximas configurações: horários, serviços, profissionais, lembretes e regras de agendamento. Vamos passar por cada uma.
O que o painel tem
Quando você abre o painel pela primeira vez, vai ver 7 abas: Agendamentos, Serviços, Profissionais, Clientes, Estatísticas, Assistente e Configurações.
No começo, as abas de Agendamentos, Clientes e Estatísticas estarão vazias — é normal, elas se preenchem conforme os agendamentos acontecem. O que você precisa fazer agora é configurar as outras.
Passo 1: Defina o Horário de Funcionamento
Vá em Configurações e clique em Horário de Funcionamento.
O sistema mostra os 7 dias da semana. Pra cada um, você pode:
Adicionar intervalos — Clique no botão + pra abrir o dia e definir o horário de início e fim. Por exemplo: Segunda a Sexta, das 09:00 às 19:00.
Múltiplos intervalos no mesmo dia — Se você faz intervalo de almoço, adicione dois horários. Exemplo: 09:00-12:00 e 13:00-19:00.
Fechar um dia — Se não tem nenhum intervalo adicionado, o dia fica como "Fechado". Pra fechar domingo, por exemplo, basta não adicionar nenhum horário.
Esses horários controlam o que seus clientes veem como disponível. Se você fechou na segunda, ninguém consegue agendar pra segunda.
Faça isso primeiro — sem horário de funcionamento, o sistema não tem como mostrar horários disponíveis pros clientes.
Passo 2: Cadastre Seus Serviços
Vá pra aba Serviços e clique em Novo Serviço.
Cada serviço precisa de:
- Nome — O que o cliente vai ver. Ex: "Corte Masculino", "Barba", "Corte + Barba".
- Descrição — Opcional, mas útil pra explicar o que o serviço inclui. Ex: "Corte com máquina e tesoura, finalização com pomada."
- Valor (R$) — O preço do serviço.
- Duração (minutos) — Quanto tempo o atendimento leva. Esse é o dado mais importante, porque o sistema usa a duração pra calcular os horários disponíveis e evitar conflitos de horário. A duração é arredondada pra múltiplos de 5 minutos.
Exemplo prático pra uma barbearia:
| Serviço | Duração | Valor |
|---|---|---|
| Corte Masculino | 30 min | R$ 45,00 |
| Barba | 20 min | R$ 30,00 |
| Corte + Barba | 45 min | R$ 65,00 |
| Pigmentação | 60 min | R$ 80,00 |
Cadastre todos os serviços que você oferece. Quanto mais completa a lista, mais autonomia o cliente tem pra agendar sozinho.
Passo 3: Cadastre Seus Profissionais
Vá pra aba Profissionais e clique em Novo Profissional.
Cada profissional precisa de:
- Nome — Nome completo ou como ele é conhecido. Ex: "João Silva" ou "João Barbeiro".
- Função — O cargo ou especialidade. Ex: "Barbeiro", "Cabeleireira", "Esteticista".
- Serviços — Marque quais serviços esse profissional realiza. Se o João faz corte e barba mas não faz pigmentação, marque só os dois primeiros.
Depois de salvar o profissional, você pode editar e configurar mais coisas:
- WhatsApp — O número do profissional pra receber notificações de agendamentos (disponível nos planos com WhatsApp).
- Google Agenda — Adicione o e-mail do profissional pra que ele tenha acesso à própria agenda no Google Calendar. Isso é ótimo pra profissionais que querem ver a agenda no celular.
- Ativar/Desativar — Se um profissional saiu de férias ou não tá atendendo, desative ele. Ele sai das opções de agendamento mas os dados ficam salvos.
Importante sobre serviços x profissionais: O sistema cruza as duas informações. Se o cliente quer "Corte + Barba" e só o João faz esse serviço, o sistema oferece apenas os horários do João. Se dois profissionais fazem o mesmo serviço, o cliente pode escolher qual prefere — ou deixar o sistema escolher automaticamente.
Passo 4: Ative os Lembretes Automáticos
Em Configurações, clique em Notificações.
Lembrete de agendamento
Quando ativado, o sistema envia um lembrete automático pro cliente antes do horário marcado. Você define quantos minutos antes quer que o lembrete seja enviado.
- 60 minutos é o padrão mais comum
- 120 minutos (2h) funciona bem se seus clientes precisam de deslocamento
- 30 minutos pra lembretes de última hora
Confirmação de agendamento
Essa é uma segunda notificação que pede pro cliente confirmar que vai comparecer. Você define:
- Dias antes — Quantos dias antes do agendamento a confirmação é enviada (geralmente 1 dia)
- Horário — A hora do dia em que a mensagem é disparada (ex: 09:00)
No plano Free, os lembretes são enviados por notificação do navegador. Nos planos pagos, vão por e-mail e WhatsApp — que têm taxas de visualização muito maiores.
Ative pelo menos o lembrete. Isso sozinho já reduz bastante as faltas.
Passo 5: Ajuste as Regras de Agendamento
Em Configurações, clique em Agendamentos. Aqui ficam as regras que controlam como os clientes podem agendar.
Todas são opcionais — ative só as que fizerem sentido pro seu negócio:
Antecedência Mínima — Quantidade de horas mínimas antes do horário pra permitir agendamento. Se você colocar 2 horas, um cliente não consegue agendar às 14h um horário das 15h. Isso te dá tempo de se preparar.
Máximo de dias no futuro — Até quantos dias pra frente o cliente pode agendar. Se colocar 30, ele pode agendar no máximo 1 mês adiante. Útil pra não ter agendamentos muito distantes que acabam virando falta.
Duração Máxima — Limite de tempo por atendimento (em minutos). Se você tem serviços combinados que podem ficar muito longos, essa regra evita exageros.
Limite de agendamentos por cliente — Quantos agendamentos ativos um mesmo cliente pode ter ao mesmo tempo. Se colocar 2, o cliente só pode ter no máximo 2 horários futuros marcados. Evita que alguém "reserve" vários horários e falte.
Check-in de agendamentos — Quando habilitado, permite que o profissional confirme a chegada do cliente na hora do atendimento.
Sugestão pra começar: Antecedência mínima de 2h e máximo de 30 dias no futuro é um bom padrão. Ajuste conforme a realidade do seu negócio.
Passo 6: Conecte o Google Agenda (opcional, mas recomendado)
Em Configurações, clique em Google Agenda.
Aqui você pode:
- Abrir a agenda — Ver a agenda do estabelecimento direto no Google Calendar
- Configurar acesso do proprietário — Adicionar seu e-mail pra ter visão de todas as agendas de todos os profissionais num só lugar
Cada profissional também pode ter acesso à própria agenda (configurado na aba Profissionais). Assim, cada um vê só os próprios horários, enquanto você como dono vê tudo.
Por que usar o Google Agenda? Porque ela sincroniza com o celular e você consegue ver todos os agendamentos do dia direto no app, sem precisar abrir o painel do OrganizaBot toda hora.
Extra: Complete o Perfil do Estabelecimento
No cadastro você já definiu o nome e o link de agendamento. Mas em Configurações > Perfil do Estabelecimento, você pode adicionar mais uma coisa:
- Descrição — Um texto curto (até 300 caracteres) sobre o que você faz. Aparece na sua página de agendamento. Exemplo: "Barbearia especializada em cortes masculinos e barba. Atendimento com hora marcada."
Aqui também é onde você encontra o botão Copiar link pra compartilhar seu link de agendamento (aquele que você escolheu no cadastro, no formato seuestablecimento.book-organizabot.com).
Usando o Painel no Dia a Dia
Depois de configurar tudo, o painel se torna sua central de operações:
Aba Agendamentos
É onde você vê a agenda do dia, dos próximos dias e da semana. Mostra todos os horários marcados com nome do cliente, serviço, profissional e status.
Você também pode criar agendamentos manualmente — útil quando um cliente liga ou fala pessoalmente e você quer encaixar ele na agenda.
Pra criar um agendamento manual:
- Clique em Novo Agendamento
- Selecione o cliente (ou cadastre um novo)
- Escolha o serviço e o profissional
- Selecione data e horário
- Confirme
Aba Clientes
Lista todos os clientes que já agendaram com você. Os clientes são cadastrados automaticamente no primeiro agendamento — não precisa cadastrar manualmente (a não ser que você queira criar um agendamento pra alguém novo).
Aba Estatísticas
Mostra dados sobre seu negócio: total de agendamentos, clientes atendidos, serviços mais populares, profissionais mais procurados. Útil pra entender o que tá funcionando e tomar decisões.
Aba Assistente
Aqui você configura o assistente virtual do WhatsApp (disponível nos planos com WhatsApp). O assistente responde seus clientes automaticamente, mostra horários disponíveis e faz agendamentos direto na conversa.
Checklist: Pronto pra Receber Agendamentos
Resumo do que fazer depois do cadastro:
- [ ] Definir horário de funcionamento pra cada dia da semana
- [ ] Cadastrar todos os serviços (com nome, valor e duração)
- [ ] Cadastrar os profissionais e vincular aos serviços
- [ ] Ativar lembretes automáticos
- [ ] Ajustar regras de agendamento (antecedência, limite de dias)
- [ ] Conectar o Google Agenda (opcional, mas recomendado)
- [ ] Compartilhar o link de agendamento com os clientes
Com esses itens feitos, seu estabelecimento tá pronto. O processo todo leva menos de 15 minutos.
Conclusão
O painel do OrganizaBot foi feito pra ser simples — a ideia é que você configure uma vez e depois só acompanhe a agenda. Quanto mais completo for o cadastro de serviços e profissionais, menos trabalho manual você vai ter.
Se tiver dúvidas durante a configuração, entre em contato pelo WhatsApp. A equipe do OrganizaBot tá ali pra ajudar.