Antes da primeira sessão, o psicólogo já precisa saber várias coisas sobre quem vai atender: o que trouxe aquela pessoa ao consultório, se já fez terapia antes, se está em uso de alguma medicação, o que espera do processo. Tradicionalmente isso é levantado na própria sessão, tomando um tempo precioso de acolhimento — ou por uma ficha em papel que o paciente preenche na sala de espera, se perde na pasta e nunca mais é consultada.
O OrganizaBot tem um recurso de Formulários que permite montar essa ficha de anamnese e enviá-la para o paciente responder antes mesmo de pisar no consultório. Neste guia, mostramos exatamente como configurar, quais perguntas usar e o que esperar do recurso — inclusive os limites que você precisa conhecer antes de confiar nele.
O que é a anamnese psicológica e por que estruturar antes da 1ª sessão
A anamnese é "o histórico do paciente por sua própria lembrança ou de alguém próximo", levantado desde a primeira consulta, e serve para o psicólogo "entender as necessidades, as expectativas e conhecer vivências marcantes do passado e do presente do indivíduo", segundo a Amplimed. Ela não é um documento avulso: integra o prontuário do paciente, "documento sigiloso protegido pelo Código de Ética e pela Resolução CFP 001/2009", como explica a PsiFllux.
Essa exigência não é só boa prática — é obrigação profissional. A Resolução CFP nº 06/2019 "institui critérios para a elaboração de documentos escritos produzidos pela(o) psicóloga(o) no exercício profissional", e "o conhecimento e aplicação desta Resolução, além de ser um dever da(o) psicóloga(o), é de fundamental importância em qualquer contexto de atuação profissional", segundo o CRP-MG. E o registro precisa durar: a anamnese "deve ser mantida por no mínimo 5 anos", conforme a Plenne.
Levantar essas informações antes da sessão — e não durante — também é uma questão de aproveitamento de tempo clínico. Com o Brasil somando 437.305 psicólogos registrados (base CFP, 2023) para 207,8 milhões de habitantes — uma proporção de 2,10 psicólogos por 1.000 habitantes, segundo a Wikipédia com base no CFP — e uma demanda crescente (o SUS realizou 27,9 milhões de atendimentos psicológicos em 2023, alta de 23% sobre 2022, segundo a CNN Brasil) — cada minuto da primeira sessão importa. Se a queixa principal, o histórico e a medicação já chegaram por escrito, a sessão inaugural pode começar direto no acolhimento clínico, em vez de virar uma entrevista de cadastro.
Como funciona o recurso de Formulários no OrganizaBot
É importante alinhar expectativa: o OrganizaBot não tem um modelo pronto de "anamnese para psicólogos". O que existe é um criador de formulários personalizados, vinculado a um serviço da sua agenda — você escreve as próprias perguntas, na ordem e no formato que fizer sentido para o seu jeito de atender.
O recurso fica no painel do negócio, na seção Configurações, no card Formulários. Só o dono da conta enxerga e abre esse card, e ele só aparece para negócios em um plano pago — Basic, Pro ou WhatsApp Business. Em quem usa o plano Free, o card nem aparece.
Criando a ficha de acolhimento
Ao clicar no card Formulários, você vê a lista de formulários já criados e o botão Novo formulário. Ao criar (ou abrir) um formulário, aparece o campo Nome do formulário — pode ser "Anamnese", "Ficha de acolhimento" ou o nome que preferir.
Para cada pergunta, use o botão Adicionar pergunta. Ele abre um bloco com:
- Texto da pergunta — a pergunta exata que o paciente vai ler, por exemplo "Qual é a queixa principal que trouxe você à consulta?"
- Tipo — como o paciente responde, com quatro opções: Texto (resposta curta), Texto longo (resposta em parágrafo, ideal para queixa principal e histórico), Sim ou Não e Escolha (múltipla escolha, em que você cadastra as opções de resposta uma a uma, com o botão Adicionar opção)
- Obrigatória — uma caixa de marcação que torna a resposta obrigatória para o paciente avançar
As perguntas podem ser reordenadas com as setas de subir/descer, ou removidas uma a uma. O formulário inteiro é salvo em Salvar, e pode ser apagado por completo em Remover formulário. Você também pode ter mais de um formulário cadastrado — por exemplo, uma anamnese mais enxuta para um primeiro contato e outra mais completa para uma avaliação psicológica —, e cada um funciona de forma independente.
As perguntas essenciais para a sua ficha de acolhimento
Como o OrganizaBot não vem com um modelo pronto, o ponto de partida é saber o que perguntar. A PsiFllux reuniu uma lista de perguntas essenciais que cobre exatamente os quatro blocos que costumam faltar em uma primeira sessão sem preparo: identificação, queixa principal, histórico e expectativas. Veja como transportar cada bloco para o campo Tipo do formulário.
Queixa principal
- "O que traz você aqui hoje? Qual é a principal dificuldade, nas suas próprias palavras?" — Texto longo
- "Quando isso começou e como evoluiu até agora?" — Texto longo
A Clínica nas Nuvens reforça uma variação útil para captar urgência: "O que te motivou a buscar atendimento psicológico neste momento da sua vida?" — também em Texto longo, já que identifica gatilhos e a urgência da demanda.
Histórico
- "Você já fez acompanhamento psicológico ou psiquiátrico antes?" — Sim ou Não
- "Como foi essa experiência?" (pergunta complementar, só faz sentido pedir texto se a resposta anterior for "Sim") — Texto longo
- "Há histórico de sofrimento psíquico ou adoecimento na família?" — Sim ou Não
Medicação em uso
- "Está em uso de alguma medicação atualmente?" — Sim ou Não
- "Qual medicação e desde quando?" — Texto
- "Você tem acompanhamento médico ou psiquiátrico atual?" — Sim ou Não
Como o tipo Escolha exige cadastrar as opções manualmente, para medicação o mais prático é combinar Sim ou Não com uma pergunta de Texto logo em seguida, em vez de tentar listar substâncias como opções fechadas.
Expectativas
- "O que você espera deste processo? Que mudança gostaria de alcançar?" — Texto longo
- "Você já fez terapia antes? Como foi essa experiência?" — combinação de Sim ou Não + Texto longo, segundo a Clínica nas Nuvens, que nota que essa resposta "entende resistências e expectativas terapêuticas"
A Plenne organiza esses blocos de forma parecida em seu modelo de ficha, com perguntas como "O que te trouxe à terapia neste momento?", "Há quanto tempo isso acontece?" e "Medicações em uso" separadas de "Acompanhamento médico atual" — um bom roteiro para replicar campo a campo no Texto da pergunta de cada item do seu formulário.
Vinculando o formulário a um serviço
Criar o formulário não é suficiente — ele só é pedido para quem agenda um serviço específico ao qual está vinculado. Na seção Serviços, ao editar um serviço (por exemplo "Primeira sessão" ou "Sessão de avaliação"), existe a opção Formulário. Ao marcá-la, abre o campo Formulário vinculado, onde você escolhe qual dos formulários criados será pedido para quem agendar aquele serviço específico — com um botão de olho para pré-visualizar as perguntas antes de salvar.
Se você ainda não criou nenhum formulário, o sistema avisa para criar um em Configurações primeiro — então vale sempre montar a ficha antes de tentar vinculá-la.
Vale reparar que o vínculo é por agendamento, não permanente: quando alguém agenda esse serviço, o formulário fica pendente só para aquele horário marcado. Ele não é pedido de novo automaticamente nas próximas consultas — só quando o paciente marcar de novo o mesmo serviço vinculado.
Como o paciente responde
O fluxo muda um pouco dependendo de como o paciente agenda.
Pelo site de agendamento
Assim que a marcação é concluída, o sistema já mostra a etapa Informações adicionais (ou o nome do formulário, se houver mais de um) com as perguntas para responder ali mesmo. O paciente pode clicar em Pular e responder depois.
Enquanto não responde, a tela Meus agendamentos mostra um botão Formulário (ou "Formulários (2)", por exemplo, quando há mais de um pendente para aquele horário) para o paciente preencher quando quiser, antes da consulta. Uma ressalva: esse botão só aparece se o agendamento não tiver, ao mesmo tempo, um pagamento pendente ou uma confirmação pendente — essas duas situações aparecem primeiro, com botões Pagar ou Confirmar, e escondem o botão do formulário até serem resolvidas.
Pelo WhatsApp
Se o paciente agenda pelo WhatsApp, assim que a consulta é marcada ele recebe uma mensagem automática avisando que existe formulário pendente e pedindo para responder ali mesmo. A assistente virtual conduz a conversa perguntando item por item — se houver mais de um formulário pendente, ela avisa os nomes e vai perguntando um de cada vez, na ordem. Em perguntas de múltipla escolha, ela lista as opções numeradas para o paciente escolher só o número.
Se o paciente não responder, 30 minutos depois o sistema manda automaticamente uma mensagem de lembrete pelo WhatsApp pedindo para preencher antes da consulta. O aviso por e-mail sobre o formulário pendente só é disparado quando o negócio não consegue mandar esse lembrete pelo WhatsApp — por exemplo, se o negócio não usa WhatsApp no OrganizaBot, ou se o paciente daquele agendamento está sem telefone cadastrado. Quando o lembrete sai normalmente pelo WhatsApp, não é enviado e-mail duplicado.
Esse lembrete automático não é um detalhe menor. A PsiSync aponta que "a taxa de no-show (faltas sem aviso) em consultórios de psicologia varia entre 20% e 30%", e que "quem recebe notificações de lembrete tem 25% menos chance de faltar à consulta". Um lembrete que já vem embutido no processo de coletar a anamnese — sem esforço extra do profissional — ataca dois problemas com uma única mensagem: paciente sem ficha preenchida e paciente que esquece a consulta.
Como o psicólogo vê as respostas
No painel, ao abrir o agendamento na Agenda, aparece a seção Formulários. Enquanto o paciente não respondeu, ela mostra "Aguardando resposta do cliente". Depois de respondido, mostra cada pergunta com a resposta exata dada pelo paciente — para pergunta Sim ou Não, aparece "Sim" ou "Não".
Limites importantes antes de confiar na ficha
Vale conhecer os limites do recurso antes de montar sua rotina em cima dele:
- Não existe modelo pronto. Queixa principal, histórico, medicação, expectativas — cada pergunta precisa ser digitada por você, uma vez, ao montar o formulário.
- Não existe um prontuário único acumulado. As respostas ficam amarradas àquele agendamento específico, não a um histórico geral do paciente reunido em um só lugar. Para ver respostas de sessões anteriores, é preciso abrir cada agendamento passado individualmente.
- Só quatro formatos de resposta. Texto curto, texto longo, sim/não e múltipla escolha — não existe upload de arquivo, assinatura ou escalas clínicas prontas.
- Só em plano pago. O card Formulários só aparece para negócios em Basic, Pro ou WhatsApp Business; no plano Free, ele não fica disponível.
- Só o dono da conta edita. Criar ou editar formulários é uma ação exclusiva do dono do negócio no OrganizaBot.
- Editar não afeta quem já está com o formulário pendente. Essa proteção entra em ação assim que o formulário for vinculado a um agendamento — mesmo antes de o paciente responder. Se você editar as perguntas depois que alguém já marcou horário mas ainda não preencheu a ficha, esse paciente continua vendo as perguntas antigas quando for responder; a versão editada só vale para quem agendar dali para frente.
Esses limites não tiram a utilidade do recurso — só deixam claro que ele substitui a coleta manual da queixa principal, do histórico, da medicação e das expectativas antes da sessão, mas não substitui o prontuário clínico completo que a Resolução CFP exige manter por, no mínimo, 5 anos.
Por que vale montar a ficha agora
Com quase 28 milhões de atendimentos psicológicos só no SUS em 2023 e um consultório particular cada vez mais concorrido, o tempo da primeira sessão é caro demais para virar entrevista de cadastro. Uma ficha de acolhimento bem montada — com as perguntas certas sobre queixa principal, histórico, medicação em uso e expectativas — chega respondida antes mesmo do paciente sentar na sua sala, pelo site ou pelo WhatsApp, com lembrete automático incluso caso ele esqueça de responder.
Leva menos de dez minutos para montar o primeiro formulário no card Formulários e vinculá-lo ao serviço da primeira sessão. Depois disso, cada novo paciente que agendar já chega com a ficha em mãos.
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