Você abre o painel de manhã, vê a lista do dia e precisa responder três perguntas rápidas: quem já confirmou, quem ainda não pagou o sinal e quem já chegou. A resposta está na tela Agendamentos — mas ela guarda parte das informações no cartão do horário e outra parte só dentro do detalhe, e isso confunde quem está começando.
Neste tutorial, você aprende a ler a tela do jeito certo: o que cada etiqueta colorida quer dizer, o que aparece só quando você abre o horário (Confirmação, Pagamento, Check-in, Cancelamento e as respostas dos Formulários), como usar o filtro por profissional e que rotina de acompanhamento funciona no dia a dia.
Por que vale a pena acompanhar esses status
Falta de cliente é um problema que cresce quando ninguém olha para ele. Segundo uma pesquisa citada pela Medicina S/A, a clínica com pior desempenho em absenteísmo (taxa média de 22,27%) não se comunica com os pacientes por nenhum canal, enquanto a de melhor desempenho (10,81%) usa soluções como SMS e e-mail. A mesma fonte afirma que consultórios que usam ferramentas digitais tiveram, em dois anos, uma redução de 60% no absenteísmo.
Esse é um dado da saúde, mas o raciocínio vale para quem atende hora marcada. Para salões, o Blog Belio reporta que lembretes automáticos reduzem de 40% a 60% os no-shows. Já o Blog Cielo recomenda manter as faltas abaixo de 10% dos agendamentos.
Um cuidado de honestidade: são números de blogs de mercado e da área da saúde, não de um levantamento oficial de salões ou barbearias. E uma revisão citada pela Digisac lembra que o efeito dos lembretes varia conforme o contexto. Ou seja: o resultado depende de você acompanhar cada horário — e é aí que a tela Agendamentos entra.
Como a tela Agendamentos funciona
A tela Agendamentos é o primeiro item do menu lateral do painel e está disponível para todo negócio. Ela mostra um dia por vez, como uma lista de cartões em ordem de horário, com marcadores das horas de funcionamento e os espaços livres entre um atendimento e outro. Não existe visão de semana ou de mês nessa tela.
Os botões e a navegação por dia
No topo ficam os botões Novo Bloqueio e Novo Agendamento. No celular, eles ficam juntos em um único botão, Novo Evento.
Logo abaixo está a navegação por dia:
- a seta da esquerda leva ao dia anterior;
- a data fica no meio — ao tocar nela, abre um calendário para pular para qualquer dia;
- a seta da direita leva ao próximo dia;
- um botão de relógio volta para Hoje. Ele só aparece quando você está olhando outro dia.
Se não houver nenhum horário de funcionamento nem cartão no dia, a tela avisa. Sem profissional filtrado, aparece "Estabelecimento fechado neste dia."; com um profissional filtrado, a mensagem usa o primeiro nome dele, como "Ana não atende neste dia."
O que cada cartão mostra
Cada cartão traz o horário (início e fim), o profissional, o cliente e o contato. O contato muda conforme o negócio: quem tem acesso ao WhatsApp vê o campo WhatsApp (e só cai para o e-mail sem telefone); quem não tem vê o campo E-mail (e só usa o telefone sem e-mail). Sem nenhum dos dois, aparece um traço.
Abaixo dessas informações ficam as etiquetas coloridas.
As etiquetas do cartão: só aparece o que já aconteceu
Este é o ponto que mais surpreende no começo: no cartão só aparecem etiquetas positivas. Quem ainda não confirmou e quem ainda não pagou não ganha etiqueta nenhuma. As etiquetas possíveis são:
- Cancelado — o agendamento foi cancelado;
- Confirmado — o cliente já confirmou presença. Só aparece se a confirmação de agendamento estiver ligada em Configurações;
- Check-in — o cliente já foi marcado como chegou. Só aparece se o seu negócio habilitou o check-in;
- Pago — o sinal ou pagamento foi quitado;
- Assinatura — o agendamento está vinculado a uma assinatura;
- Formulário — o cliente já respondeu o formulário do serviço.
Na prática, a leitura é por ausência: um cartão sem a etiqueta Confirmado (com a confirmação ligada) é de alguém que ainda não confirmou, e um cartão de serviço com sinal que não tem a etiqueta Pago é de alguém que ainda não pagou. Não existe uma etiqueta de "aguardando" no cartão — esse texto só aparece dentro do detalhe, que veremos adiante.
Sinal pendente salta aos olhos
Agendamentos com sinal ainda não pago ganham um fundo em tom de alerta, amarelado. Assim você encontra quem ainda não pagou só passando o olho na lista. Quando o sinal é quitado, o tom some e entra a etiqueta Pago.
Abrindo um horário: a janela Detalhes do Agendamento
Ao tocar em um cartão, abre a janela Detalhes do Agendamento. Nela, nesta ordem, você vê Horário, Profissional, Serviços, Cliente e o contato. Também aparecem Observações e Recorrência (por exemplo, "A cada 7 dias até 30/12/2026"), quando existirem. Depois vêm os status, e é aqui que o "aguardando" finalmente aparece.
Confirmação
A linha Confirmação só aparece se a confirmação de agendamento estiver ativada em Configurações. Ela tem três situações:
- Aguardando confirmação — o horário ainda é futuro e o cliente não confirmou. Ainda dá tempo de agir;
- Confirmado em 15/03/2026 às 14:30 — traz a data e a hora em que o cliente confirmou;
- Não confirmado — o horário já passou sem confirmação, ou o agendamento foi cancelado sem ter sido confirmado.
Dois pontos de atenção. Primeiro, o dono não marca a confirmação manualmente — ela vem sempre do cliente. Segundo, a mensagem que pede a confirmação só chega por dois caminhos: pelo WhatsApp, quando o negócio tem o WhatsApp conectado, ou por notificação no navegador do cliente, o que vale apenas para o plano gratuito. Em um plano pago sem o WhatsApp conectado, nenhum pedido de confirmação é enviado — e os agendamentos ficam sem a etiqueta Confirmado. Se tudo parece "não confirmado" na sua agenda, vale conferir a conexão. Para ver como configurar o envio, veja o nosso post sobre a confirmação automática pelo WhatsApp.
Para ligar a confirmação, vá em Configurações, card Notificações, marque Confirmação de agendamento e defina Dias antes e Horário.
Pagamento
A linha Pagamento só existe quando aquele agendamento teve cobrança de sinal ligada ao Pré-pagamento. Ela mostra:
- Aguardando pagamento — o cliente ainda não pagou;
- Pago em 15/03/2026 às 14:30 — o sinal foi quitado.
Se não existe cobrança naquele agendamento, a linha nem aparece. Em um agendamento cancelado, ela só continua visível se o sinal tinha sido pago.
A cobrança do sinal é configurada no menu Pagamentos, card Pré-pagamento (visível só para o dono, conforme o plano ou a conta de pagamentos conectada). Para entender a lógica do sinal, leia o nosso guia sobre pagamento antecipado de agendamento.
Check-in
A linha Check-in só aparece se o seu negócio habilitou o recurso. Ela mostra Não realizado ou Check-in em 15/03/2026 às 14:30.
O check-in vem desligado por padrão. Para ligar, vá em Configurações, abra o card Agendamentos e marque Habilitar check-in de agendamentos. O recurso está disponível em qualquer plano; já explicamos o passo a passo e as estatísticas que ele alimenta no post sobre check-in de agendamento no OrganizaBot.
Cancelamento e vínculo
A linha Cancelamento aparece só em agendamento cancelado, no formato Cancelado em 15/03/2026 às 14:30. Se o horário estiver ligado a uma assinatura, a linha Vínculo mostra Assinatura.
Formulários
Se o serviço tem formulário e o cliente ainda não respondeu, o detalhe mostra Aguardando resposta do cliente. Quando o agendamento tem mais de um formulário, esse estado se mantém — e o cartão continua sem a etiqueta Formulário — enquanto qualquer um deles estiver sem resposta. A seção expansível só aparece depois que todos foram respondidos.
Depois disso, vira a seção Formulários, que se expande ao tocar e mostra o nome de cada formulário, cada pergunta e a resposta do cliente. Respostas de sim ou não aparecem como "Sim" ou "Não". Se o carregamento falhar, é só tocar em Tentar novamente.
Os formulários são criados em Configurações, no card Formulários (que só o dono vê), vinculados a serviços. É o caso típico da ficha de saúde que o cliente preenche antes da consulta — se você atende em área da saúde ou estética, veja o nosso post sobre anamnese e formulário do cliente.
O filtro por profissional
Logo abaixo da navegação de data existe o seletor Profissional, com a opção Todos e um item para cada profissional cadastrado. Ao escolher um deles, a lista do dia mostra só os agendamentos daquele profissional e os bloqueios dele — os bloqueios do estabelecimento inteiro continuam aparecendo. A lista também passa a respeitar o horário de atendimento da pessoa escolhida.
Três detalhes para não se confundir:
- o seletor aparece só para o dono. O profissional que entra no painel com o próprio acesso não vê o seletor e enxerga apenas os próprios agendamentos;
- o filtro não é lembrado ao fechar a tela — na próxima vez, volta para Todos;
- não existe filtro por status. Não dá para pedir "só os não confirmados" ou "só os que não pagaram". Você olha as etiquetas de cada dia.
Os cancelados ficam escondidos por padrão
A lista não mostra os cancelados de início. Quando existem, aparece um aviso: "Há 1 agendamento que não foi exibido porque foi cancelado." (ou, no plural, "Há 2 agendamentos que não foram exibidos porque foram cancelados.") com o botão Mostrar.
Repare em um detalhe: o aviso conta todos os cancelados do dia, de todos os profissionais, mesmo com um profissional filtrado. Com um filtro ativo, o número do aviso pode ser maior do que os cancelados que aparecem ao tocar em Mostrar. E sempre que você troca de dia — pelas setas, pelo botão Hoje ou pelo calendário — os cancelados voltam a ficar escondidos.
Como cancelar um horário pelo painel
No rodapé da janela de detalhes ficam Fechar e, em agendamento ainda não cancelado, Cancelar. O sistema pede confirmação em Cancelar Agendamento. Se o sinal já estava pago, o aviso diz: "O sinal pago pelo cliente será estornado." Em agendamento recorrente, ele pergunta se você cancela só aquele horário ou aquele e todos os seguintes.
A rotina do dono com os status: seis passos
Agora que você sabe onde cada informação mora, veja como transformar isso em rotina.
1. Abra o dia e escolha a visão
Entre em Agendamentos, que já abre no dia de hoje. Deixe o filtro em Todos para enxergar a casa inteira ou escolha um profissional para ver só a agenda dele.
2. Descubra quem ainda não confirmou
Na lista, cartões sem Confirmado (com a confirmação ligada) são de clientes que ainda não responderam. Abra o horário e leia a linha Confirmação: se estiver Aguardando confirmação, ainda dá tempo de chamar o cliente ou, se ele não responder, oferecer aquele horário a outra pessoa — o post sobre horários vagos mostra como preencher esses buracos.
3. Descubra quem não pagou o sinal
Procure o cartão amarelado e, no detalhe, a linha Aguardando pagamento. Quando o cliente paga, a etiqueta Pago confirma a entrada. Segundo o Blog Cielo, o pagamento antecipado faz o no-show cair porque a reserva vira compromisso — a página não traz percentual, então tome isso como direção, não como garantia.
4. Marque quem chegou
Quando o cliente chega, abra o horário e toque em Fazer Check-in. O botão fica em "Fazendo check-in..." enquanto processa e depois mostra "Check-in realizado com sucesso!". A etiqueta Check-in passa a aparecer no cartão.
O botão só aparece se o recurso estiver habilitado, o agendamento não estiver cancelado, o check-in ainda não tiver sido feito e não houver sinal pendente — ou seja, quem não pagou o sinal não consegue fazer check-in. Além disso, ele só vale para hoje ou datas passadas: num dia futuro, a tela avisa "Check-in só é permitido para agendamentos de hoje ou passados."
No fim do dia, cartões de horários que já passaram e não têm a etiqueta Check-in são candidatos a falta. Para lidar com isso, veja o post sobre cliente que não aparece.
5. Consulte quem cancelou
Se o aviso de cancelados aparecer, toque em Mostrar e abra os cartões marcados como Cancelado para ver, na linha Cancelamento, quando cada um foi cancelado. Lembre-se de que o aviso soma todos os profissionais.
6. Leia as respostas dos formulários antes do atendimento
Cartão com a etiqueta Formulário significa que o cliente já respondeu tudo. Abra o horário, expanda a seção Formulários e leia as respostas antes de começar. Se o detalhe ainda diz Aguardando resposta do cliente., você sabe que falta alguma coisa e pode pedir o preenchimento antes de o cliente chegar.
Comece a usar hoje
Abra a tela Agendamentos amanhã cedo, escolha o filtro Todos e percorra os cartões: confirmados, pagos, com formulário respondido. Depois abra só os que estão sem etiqueta e decida a ação — chamar, oferecer o horário a outra pessoa ou marcar o check-in na chegada. Em poucos dias, essa leitura vira hábito e as faltas deixam de ser surpresa.
Ainda não usa o OrganizaBot? Crie sua conta gratuita em organizabot.com e acompanhe confirmação, sinal e check-in de cada horário em um só lugar.